O Sistema Eletrônico de Informações - SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Tendo como principais características a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real, o SEI foi cedido pelo TRF4 gratuitamente à Defensoria Pública do Estado de Rondônia por meio de Acordo de Cooperação Técnica, firmado em março de 2021.
As informações aqui apresentadas têm por finalidade facilitar o treinamento e utilização do sistema pelos defensores, defensoras, servidores, servidoras, estagiários, estagiárias, colaboradores e colaboradoras da DPE/RO, contendo diversos materiais e ferramentas criadas para orientar os usuários.
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O Sistema Eletrônico de Informações - SEI da Defensoria Pública do Estado de Rondônia está disponível por meio do link https://sei.defensoria.ro.def.br e conta com dois tipos de usuários para acesso ao sistema: Interno e Externo.
Usuário Interno
Os usuários internos são os defensores, defensoras, servidores, servidoras e demais colaboradores e colaboradoras lotados(as) em unidades da Defensoria Pública do Estado de Rondônia. São identificados no sistema por meio do usuário (CPF) e senha AD, o mesmo login para acessar o computador.
Usuário Externo
Os usuários externos são pessoas físicas ou jurídicas, organizações civis, advogados, advogadas e o cidadão e cidadã em geral. Também podem acessar o sistema representantes de outros órgãos públicos, de qualquer esfera administrativa: federal, estadual ou municipal.
O interessado ou interessada deverá preencher um cadastro, que será analisado pela equipe de suporte do SEI. Esse cadastro será disponibilizado neste portal em data ainda a ser definida. Sendo autorizado a entrar no sistema, o usuário ou usuária externo(a) poderá acessar apenas as funcionalidades disponibilizadas pela Administração por meio de um convite enviado por mensagem eletrônica. Dentre elas, estão a assinatura eletrônica de documentos, visualização de algumas peças ou de todo o processo etc.
O SEI também disponibiliza um ambiente de treinamento, acessado pelo link https://sei-teste.defensoria.ro.def.br/, no qual o(a) usuário(a) poderá conhecer, simular e testar as funcionalidades do sistema.
Considerando a necessidade de modernização da gestão pública e dos fluxos processuais, possibilitando agilidade, acessibilidade e transparência aos procedimentos internos, no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia, foi instituído o Comitê Gestor do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, por meio da Portaria nº 890/2021-GAB/DPE, publicada no DOE-DPERO nº 562, de 25 de agosto de 2021, sendo o responsável pela coordenação, gestão e implantação do sistema e pela gestão de processos e documentos administrativos na DPE/RO.
O Comitê de Governança definirá o cronograma de implantação do Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito da DPE-RO e estabelecerá marcos de tramitação exclusivamente eletrônica e/ou digitalização de acervos.
A partir dos marcos de tramitação exclusivamente eletrônica definidos pelo Comitê de Governança, não poderão ser autuados processos físicos, conforme regulamento a ser instituído.
Conforme definido na 1ª reunião do Comitê Gestor do SEI, o cronograma está assim estabelecido:
A partir de 8 de novembro de 2021, qualquer unidade poderá iniciar processos no SEI, sendo de uso compulsório, a contar da mencionada data, para a Diretoria de Recursos Humanos, Conselho Superior, Corregedoria-Geral, Centro de Estudos (todos os processos oriundos das respectivas unidades) e Diretoria de Finanças (no caso de suprimento de fundos e diárias). A contar dessa data, nenhum documento ou processo poderá ser autuado no e-TCDF.
A contar de 6 de dezembro de 2021, a Seção de Protocolo não poderá mais autuar processos físicos, salvo deliberação específica do Defensor Público-Geral, passando o SEI a ser de uso compulsório para todas as unidades.
E com relação à migração de processos entre sistemas?
Os processos eletrônicos criados no e-TCDF que versam sobre aquisições e contratos ou qualquer outro processo de maior complexidade, com expectativa de arquivamento posterior a 7 de janeiro de 2022, deverão ser migrados para o SEI, sendo a unidade requisitante a responsável pela migração dos respectivos processos, que deverá ocorrer até o dia 6 de janeiro de 2022.
Os requerimentos de gestão de pessoal ou processos com expectativa de conclusão até 7 de janeiro de 2022 continuarão tramitando no e-TCDF.
A DPE-RO não realizará, a princípio, a migração dos processos físicos para o eletrônico, optando pelo modo híbrido (físico e eletrônico). O acervo atual será consultado para verificar a quantidade de feitos em andamento e, após 6 (seis) meses, contados da data da primeira consulta, será realizada nova verificação para decidir se os processos existentes migrarão para o sistema eletrônico.
Qualquer unidade poderá digitalizar integralmente um processo físico, tornando-o eletrônico. Nesse caso, o processo passará a correr eletronicamente, devendo a unidade certificar nos autos físicos a digitalização, consignando o número do processo eletrônico, e mantê-los arquivados no departamento durante a fase corrente, conforme regulamentação arquivística (Regulamento nº 039/2019-GAB/DPERO).
Os processos já autuados continuarão a correr fisicamente até os marcos abaixo descritos, a partir dos quais deverão ser cadastrados processos eletrônicos para prosseguimento da tramitação, devendo os autos físicos estarem disponíveis para consulta na unidade responsável.
Os marcos são: a) formalização e prorrogação de contratos e convênios, sendo a responsabilidade de agir da unidade do respectivo gestor; b) formalização de ata de registro de preço, sendo a responsabilidade de agir da unidade do respectivo gestor da ata.
Nos processos eletrônicos criados a partir das fases mencionadas deverão ser anexados em ordem cronológica os respectivos documentos: estudo técnico preliminar, termo de referência, edital e homologação da licitação, contrato, todos os aditivos e suas publicações, empenhos e outros documentos que a unidade entender necessários ao andamento do feito.
O Sistema Eletrônico de Informações - SEI é amplamente utilizado por órgãos da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal. Diante de sua vasta aplicação, não são poucos os materiais já elaborados disponíveis na internet.
A Fundação Escola Nacional de Administração Pública - ENAP, vinculada ao Poder Executivo Federal, que tem por finalidade básica promover, elaborar e executar os programas de capacitação de recursos humanos para a Administração Pública Federal, elaborou o Curso "Sistema Eletrônico de Informações - SEI! USAR", oferecido na modalidade virtual, o qual apresenta as principais funcionalidades do sistema.
O curso, que pode ser acessado pelo link acima, possui carga horária de 20h e é destinado aos agentes públicos das esferas de governo federal, estadual e municipal que tenham atuação na gestão de documentos.
Para realizar a inscrição no curso, o usuário ou usuária deverá efetuar primeiramente o cadastro na Escola Virtual, através do link https://www.escolavirtual.gov.br/login. Após o cadastro, o colaborador ou colaboradora estará apto(a) a efetivar a inscrição no curso, bastando seguir as instruções contidas no site.
Conforme definido pelo Comitê de Governança, é recomendada a realização do curso por todos(as) os(as) servidores, servidoras, defensores públicos e defensoras públicas. Contudo, a participação é obrigatória para os atuantes na área-meio (vinculados às unidades administrativas), técnicos administrativos e técnicas administrativas lotados(as) no interior, além de fiscais, gestores e gestoras de contratos, sob pena de responsabilidade administrativa.
Os(as) participantes deverão enviar o certificado de conclusão do curso até o dia 5 de novembro de 2021 para o e-mail da Diretoria de Recursos Humanos (drh@defensoria.ro.def.br), que providenciará o registro nos assentos funcionais dos(as) servidores, servidoras, defensores e defensoras.
No dia 3 de novembro de 2021, será realizada uma sessão de treinamento online, na qual a Equipe de Apoio do SEI estará disponível em um link público do Meet, que será divulgado posteriormente, com a finalidade de tirar dúvidas e auxiliar os(as) usuários e usuárias e promover simulações e treino de utilização do sistema.
Após concluir o Curso de capacitação, ou sempre que tiver dúvidas quanto à utilização do sistema, você pode encontrar diversos vídeos tutoriais amplamente disponíveis na internet. Recomendamos iniciar pelos tutoriais abaixo, que possuem instruções básicas sobre as principais ferramentas do SEI. Sempre que tiver dúvidas quanto a uma determinada ferramenta, busque auxílio inicialmente nos vídeos tutoriais.
Recomendamos, também, acesso aos seguintes materiais de capacitação, elaborados pelo Poder Judiciário de Santa Catarina:
Além dos materiais acima, o(a) usuário ou usuária pode se valer de vídeos de capacitação complementares:
No âmbito da Defensoria Pública do Estado de Rondônia, o Sistema Eletrônico de Informações - SEI foi instituído e regulamentado como sistema de protocolo e acompanhamento processual eletrônico administrativo por meio do Regulamento n. 62/2021-GAB/DPERO, de 8 de outubro de 2021. O Regulamento encontra-se disponível para consulta no Portal da Transparência da DPE-RO.
Legislação:
O link abaixo contém orientações gerais sobre o uso do Sistema Eletrônico de Informações - SEI da Defensoria Pública do Estado de Rondônia.
Em caso de dúvida sobre a usabilidade do sistema, o(a) usuário ou usuária poderá acessar a lista de perguntas frequentes e respostas formulada pelo Poder Judiciário de Santa Catarina, através do link: https://www.tjsc.jus.br/web/sei/perguntas-frequentes.
A fim de facilitar o contato com o(a) usuário(a), foi criado um grupo de suporte no WhatsApp para sanear dúvidas quanto à utilização do sistema, no qual os(as) usuários e usuárias poderão auxiliar uns aos outros quanto à usabilidade. Para participar do grupo, acesse o link: https://chat.whatsapp.com/BffzRun4yOZG7CsUppAssE.
A lista de perguntas frequentes pode ser acessada no link abaixo: