A presente página tem por escopo fornecer orientações para utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI da Defensoria Pública do Estado de Rondônia.
Para mais informações, acesse a página de instruções sobre o SEI.
O SEI é uma ferramenta flexível, que oferece funcionalidades que podem ser usadas das mais diversas formas conforme as rotinas de cada unidade. Para que o sistema seja bem utilizado, os setores devem padronizar seus procedimentos para que as informações não se percam. Com a padronização, será possível resgatar dados e documentos a qualquer tempo.
Por isso, é importante que o(a) servidor ou servidora preste atenção no momento do cadastro de documentos e processos, realizando a classificação dos tipos documentais e processuais de forma adequada. Além de possibilitar uma eventual futura pesquisa, a adoção desse método de trabalho facilitará também a extração de relatórios de desempenho e de produtividade, proporcionando melhorias na gestão dos procedimentos.
Recomendamos que cada setor realize o mapeamento das atividades desenvolvidas e avalie as ferramentas oferecidas pelo SEI na melhoria do seu método de trabalho.
Os itens do checklist abaixo poderão ser utilizados como parâmetro para buscar a melhoria e a agilidade dos processos que estão em fase de otimização:
O SEI adota como princípio a publicidade dos atos administrativos, permitindo a transparência das informações. Assim, é possível ter acesso a quaisquer documentos e processos como forma de garantir o funcionamento eficiente dos procedimentos administrativos. No entanto, há casos específicos que devem ser tratados de maneira excepcional, como os documentos que contêm dados pessoais ou informações de saúde, cuja visibilidade não pode ser pública.
O SEI permite os seguintes tipos de classificação:
Lembre-se: a regra é que os documentos e processos tenham nível de acesso público.
Ao classificar um documento como restrito é preciso justificar a razão da restrição. Significa que após a classificação como restrito o sistema oferece opções para indicar o motivo. São três as razões:
I - Documentos preparatórios. O próprio nome já sugere do que se trata. São exemplos desses documentos as notas técnicas, pareceres e notas informativas que subsidiam algumas decisões dos dirigentes, tais como documentos que embasarem decisões de política econômica, fiscal, tributária, monetária e regulatória. Além desses, também há uma proteção especial para os documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que culminarão com edição de algum ato normativo. A restrição temporária de acesso nesse caso é prevista no art. 20 do Decreto 7724/2012 e aplica-se somente até o momento em que haja uma posição final sobre o assunto que é objeto do documento ou processo, ou, ainda, quando seja editado o ato que aquele documento ou processo subsidiou. Logo, quando expirar a causa da restrição deve ser alterada a classificação do processo ou documento de restrito para público.
II - Documentos que contenham informações pessoais. Da mesma forma que no caso anterior, o título já sugere do que se trata. São documentos que trazem informações de determinada pessoa identificada ou identificável. A restrição de acesso respeita o disposto no art. 55 do Decreto nº 7.724/2012, que garante proteção às informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem que estejam na posse dos órgãos e entidades. Nesse caso, as informações são restritas aos agentes públicos legalmente autorizados e à própria pessoa. A análise quanto à existência de informações pessoais deve ser feita diante de um caso concreto. Entretanto, seguem alguns exemplos de informações pessoais:
III - Documentos que contenham informações protegidas por outras hipóteses legais de restrição de acesso. Cabe destacar que a inclusão de um documento restrito em um processo público torna aquele processo restrito, mas é possível acompanhar o trâmite de processos restritos. Só não será possível que todas as pessoas tenham acesso absoluto ao teor dos documentos constantes daquele processo.
São três as opções de classificação dos documentos sigilosos:
No SEI, são chamados documentos internos todos aqueles gerados no editor de texto do sistema.
Somente os documentos criados no editor de texto do SEI podem ser assinados eletronicamente. E mais: muitas das funcionalidades que automatizam rotinas administrativas, a exemplo do bloco de assinaturas, adoção de modelos, inclusão de documentos em múltiplos processos e assinatura por usuários externos, só podem ser utilizadas em documentos internos, ou seja, gerados no editor de texto do SEI. Isso quer dizer que se você utilizar outro aplicativo de editor de texto, não terá acesso a nenhuma dessas funcionalidades.
Vale lembrar que o editor interno do SEI certamente atenderá suas necessidades, já que o formato que você vê enquanto edita um documento interno é o mesmo que será publicado. Aliado a isso, o SEI permite sucessivas edições de um documento, com registro de todas as versões e respectivos autores, otimizando o fluxo de elaboração de pareceres e despachos. Por isso, para aproveitar ao máximo as funcionalidades do SEI, recomendamos a adoção de documentos internos, ainda que seja necessária uma revisão e adaptação da formatação até então utilizada.
Já os documentos externos, que não são criados no editor de texto do SEI, são as cópias digitais de documentos físicos juntadas ao processo eletrônico e os documentos nato digitais gerados em outros sistemas recebidos em meio eletrônico.
Caso o(a) usuário ou usuária constate a ausência da nomenclatura do documento ou tipo de processo que pretende iniciar no SEI, deverá abrir um chamado no Sistema de Suporte da DPE-RO (GLPI) e solicitar a inserção do novo parâmetro. O Coordenador do Comitê decidirá preliminarmente, comunicando ao Comitê na reunião subsequente; se necessário, o Coordenador convocará reunião extraordinária para deliberar acerca do demandado.
As extensões permitidas para upload no SEI são:
Consoante estabelecido nas definições para utilização do SEI, os processos eletrônicos criados no e-TCDF que versam sobre aquisições e contratos ou qualquer outro processo de maior complexidade, com expectativa de arquivamento posterior a 7 de janeiro de 2022, deverão ser migrados para o SEI até o dia 6 de janeiro de 2022.
Além disso, com relação aos processos físicos, ainda que a migração para o SEI não seja, a princípio, obrigatória, qualquer unidade poderá digitalizá-los integralmente e torná-los eletrônicos.
Durante o período de migração (até 6/1/2021), o limite para upload de arquivos será de 100MB.
Após esse período, o limite será de 10 MB.
Caso o(a) usuário ou usuária necessite fazer o upload de um arquivo em formato PDF com tamanho superior aos supracitados, recomendamos a utilização de um programa de otimização de PDF, a exemplo do utilizado pelo Tribunal Regional do Trabalho da 14ª Região, disponível para download pelo link https://portal.trt14.jus.br/portal/otimizador-pdf.